コラム

仕事効率も質もグッと上がる!Googleカレンダーについて

2021.07.08

社内でスケジュールを共有することで、社員のスケジュールが見える化され、お客さまとの打ち合わせなどの調整をスムーズにできるGoogleカレンダー。使い方がわからず、紙の手帳や他のアプリで予定管理している方もいるのではないでしょうか?
今回は、仕事効率と質がグッと上がるGoogleカレンダーの基本的な使い方・スケジュール作成方法をご紹介いたします。

【1】 Google カレンダーとは?

Googleカレンダーとは、Googleが提供する無料のスケジュール管理ツールです。
ウェブで利用できるほか、iPhone、Android版のアプリも用意されているため、外出先でスマホやタブレットを使って操作することも可能です。Gmailアカウントを持っており、かつインターネットが使える場所であればどこからでもアクセスすることができます。

【2】 Google カレンダーの使い方

Googleカレンダーをはじめるには、Googleアカウントが必要です。パソコンからGoogleアカウントを取得するには、Googleアカウント作成ページを開き、指示にしたがってアカウントを取得してください。

Gmailをお使いの方は、既にGoogleアカウントを持っていますので、Gmailのアドレスとパスワードで利用が可能です。「〇〇〇〇@gmail.com」というメールアドレスがアカウントとなります。

【3】 Googleカレンダーの基本操作と操作方法

①新しいスケジュールの作成:「+」をクリックまたはタップしスケジュール作成画面を開きます

②月の切り替え:表示されている月の切り替えができます

③スケジュール検索:スケジュール名や内容からスケジュールを検索します 

④カレンダー設定:Googleカレンダー自体の設定を行います

⑤表示切り替え:カレンダーの教示を年単位・月単位・週単位・日単位などに切り替えられます

⑥アプリの起動:To Doリスト、GoogleKeepなどのアプリを起動します(※スマートフォンにはありません)

⑦複数カレンダーの切り替え:カレンダーが複数ある場合、会社用・プライベート用などの表示切り替えを行います

【3】 スケジュールの作成方法

新しいスケジュールの作成:「+」をクリックまたはタップあるいは、設定したい日を選択することで新しいスケジュールを作成する上記のような画面が表示されます。

例えば、毎週火曜に定例で行われるミーティングを自動でGoogleカレンダー上に表示させたい場合、繰り返し機能で設定することができます(下部画像参照)

◯タイトルを追加:スケジュールのタイトルを入力します。

◯日付日時:開始予定時間と終了予定時間を入力します。

◯ゲストを追加:スケジュールに追加したい人がいる場合は、こちらに相手のメールアドレスを追加します

◯GoogleMeetのビデオ会議を追加:ビデオ会議の予定がある場合はこちらから設定します

◯場所を追加:スケジュールが行われる場所を追加できます。設定しておくとGoogleMapとの連携で、経路や到着時間の確認が可能です

◯詳細の追加:スケジュールの詳細を入力します。複数人で情報共有する際などに設定するとよいでしょう。

◯その他オプション:その他オプションをクリックすると、スケジュールが近づくとお知らせが届く「お知らせ設定」、スケジュールの表示色の切り替え・プライバシー設定などが行なえます

「予定を変更する」のチェックボックスにチェックを入れておくと、カレンダーに登録しているゲストが登録しているスケジュールをいつでも編集出来るようになります。なので、メンバーと共同でミーティングする時などは、このチェックボックスにチェックを入れておくとよいでしょう。


Googleカレンダーを活用することで、社員のスケジュールがみえる化され、管理がよりスムーズになり業務を円滑にまわせるようになります。オンラインでスケジュールを管理できるため、効率がグッと上がるだけでなく、テレワークの際にも役立つツールの一つです。
ぜひ積極的にGoogleカレンダーをビジネスシーンで活用できるようにしましょう。

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