オンラインセミナーのやり方を13のステップで解説 | 必要な機材・配信方法も

2021.12.27

コロナ化の影響もありビジネスのオンライン化が進む昨今、場所を問わずどこからでも配信や参加の可能な “オンラインセミナー” の需要は、ますます高まりを見せています。

今回は「これからオンラインセミナーを開催したい」という方のために、セミナーの具体的なやり方を13のステップで解説します。ぜひご一読ください。

オンラインセミナーの概要とメリットとは

オンラインセミナーとは、インターネット配信を利用して開催するセミナーのことです。従来のように会場を借りて対面で行う形式とは異なり、ネット上で全てを完結できる手軽さが強みです。

【主催者側から見るオンラインセミナーのメリット】

・会場費や当日の人件費などのコストが削減できる
・世界中の顧客へアプローチできる
・会場設営・機材など大掛かりな準備が不要
・アンケート回収等、やり取りがデータのみで完結できる
・リアルに比べ参加ハードルが低く、集客もしやすい
・録画内容をそのまま後日、セミナーとして配信できる

【参加者側から見るオンラインセミナーのメリット】

・自宅やオフィスなど場所を問わず参加できる
・移動時間や交通費が発生しない
・（配信方法によって）顔を見せることなく参加できる
・参加ハードルが低く、気軽に視聴しやすい

上記の通り、オンラインセミナーには主催者・参加者の双方にとって多くのメリットがあります。

オンラインセミナーの配信方法2パターン

オンラインセミナーには大きくわけて、参加者へリアルタイムに講演をおこなう「ライブ配信型」と、事前に録画したものを配信する「オンデマンド配信」の２つがあります。

双方にメリット・デメリットがあるため、セミナー目的の達成により合致する配信方法を選択する必要があります。

「ライブ配信型」

「ライブ配信型」はリアルのセミナーと同様、事前に決められた日時にオンタイムでセミナーをおこない、その様子をインターネットを用いて配信する方法です。参加者とセミナー中にチャット上で質疑応答をしたり、参加者の熱量をみて臨機応変に対応を変えられたりといった利点があります。セミナーを通じて参加者とコミュニケーションを図りたい場合、臨場感を届けたい場合におすすめです。

デメリットとしては対面のセミナーと同様、撮り直しや修正が効かないという点があげられます。入念な事前準備でカバーできますが、設備機器の不調や当日の体調不良など予期せぬトラブルが発生する可能性があります。

「オンデマンド配信型」

「オンデマンド配信型」とは事前にセミナーを録画しておき、後日配信するスタイルのこと。事前告知した日時にセミナーとして配信することもあれば、研修資料や教材として使用する場合もあります。

撮り直し・編集ができるため、よりブラッシュアップされた内容を届けられる点が魅力です。また1度撮影した動画を繰り返し使用できるため、コストが削減できる点もメリットです。

デメリットはリアルタイムならではの臨場感が出せないことや、セミナー中に参加者とのコミュニケーションが図りづらいことなどがあげられます。中には事前録画したものをセミナーとして配信しながら、リアルタイムで質疑応答に対処する企業なども見られます。

オンラインセミナーの失敗しないやり方　13ステップ

リアルと勝手のことなるオンラインセミナーでは、事前準備やセミナー後の取り組み方が、セミナーの質に大きく反映されます。オンラインセミナーを成功させるために押さえたい、13の項目について見ていきましょう。

セミナー前日までにやること

1．セミナーの目的・目標設定をする

まず「今回のセミナーが何を目的として開催するものか」を明確化しましょう。

・集客
・育成
・受注
・既存顧客へのアプローチ
・既存顧客のフォロー

など、目的に応じて集客層やセミナー規模・セミナーの着地点などに違いが生じます。

例えば「集客」を目的とするセミナーであれば、集客人数に制限を持たせず、内容も「興味付け」となるライトなものが良いかもしれません。一方、自社にある程度関心のある層へ「育成」を目的に開催するセミナーであれば、密にコミュニケーションを取るため参加人数を20～30名程度へ絞る、内容も少しコアなものを提供する、などアプローチ手法に違いがあるでしょう。

目的に応じてセミナーの “ゴール” と集客数やアンケート回収率、無料相談への流入数など数値的な目標も設定しましょう。

2．講演内容の選定・資料作成をする

1で定めた目的・目標に応じて、セミナーの内容を決定します。セミナーを受講することで顧客を次のフェーズへ誘導できるか？を基準に、テーマや内容を選定すると良いでしょう。

内容を決めたら、当日セミナーで使用するスライド資料や台本などを作成します。

3．開催日時を決める

集客ターゲットの参加しやすさを考慮して、セミナーの開催日時を決定しましょう。ビジネス層向けのものであれば平日の日中に、一般層向けのものであれば土日や定時後の時間帯に設定するという具合です。

大規模な会場確保が必要ないため、日時設定にある程度自由が利く点もオンラインならではの利点です。

4．セミナーをSNSや告知サイトで発表する

SNSや告知サイトを活用して、セミナー参加者を集めます。

主な集客方法としては

・自社のホームページ

・SNSツール（Twitter、Facebookなど）
・セミナーの無料告知サイト（こくちーずpro、セミナーズなど）
・インターネット広告（リスティング広告、Facebook広告など）
・メルマガ

などがあげられます。

5．セミナーツールや会議室、必要機材の準備をする

セミナーで使用するツールや機材の準備・設定をおこないます。もし配信用に会議室やワークスペースを活用する際は、余裕をもって手配しておきます。

部屋の照明具合によってカメラ映りが異なるため、配信場所を決めたら実際に配信ツールで、顔の明るさや照明の当たり具合を調整しましょう。

オンラインセミナーに必要な機材・環境

パソコン	動作が軽く、使い慣れたものが望ましい。
WEBカメラ	パソコンの内蔵カメラでも配信可能だが、より映像の美しさ・解像度をあげるなら、別途用意するのが望ましい。
マイク or ヘッドセット	パソコンの内蔵マイクでも可能だが、よりクリアな音声を届けるために、独立型のマイクが望ましい。音質が良ければヘッドセットも可。
インターネット環境	「インターネット環境が弱い」などのトラブルが想定されるので、事前にWiFi強度を確認しておく。可能であれば無線でなく、有線LANが用意できると安心。
Zoomなど配信ツール	セミナーを配信するツール。種類によって最大人数や配信時間が異なるため、セミナーの仕様に応じてツールを選択する。
2台目のパソコン	2台目のパソコンからもセミナーに参加しておくことで、万一パソコンに不具合が生じた時に代用が可能。
独立型の照明	配信者の顔映りを明るくし印象を良くする。部屋によって室内灯の明かりが不十分な場合があるため、持っておくと安心。

6．セミナー後に回収するアンケートを作成する

セミナー後、参加者にはアンケートの協力を忘れず依頼しましょう。参加者の素直な意見は、内容の振り返りやブラシュアップにおいて有益です。アンケートの回収率を高めるため、回答者のみにセミナー資料やノウハウ資料を配布する、といった手法を取る企業も多く見られます。

アンケートの作成方法に関しては、以下の記事で詳しく触れています。

▼オンラインセミナーでのアンケート例を一部ご紹介！ – 商談に繋げるために必要な項目とコツ

詳しくはこちら

7．事前に通し練習をする

当日と同じ仕様で、機材準備から実際にカメラを通しての本番、アンケート回収までの一連の流れを通しで練習しておくことをおすすめします。本番通りに取り組んでみることで、意外にも気づかなかった改善点や追加で準備すべき備品などが明らかになる場合があります。

セミナー当日にやること

8．前日・当日にSNSなどで再告知

セミナー開催の前日・当日の朝に、改めてセミナーの告知をおこないましょう。すでに参加申し込みをされている方には改めてメールで呼びかけをし、対外的にもSNSやメルマガで再度告知をおこないます。

中には前日～当日にかけて、飛び込みで参加を希望される方もいらっしゃいます。スムーズに対応できるよう体制を整えておきましょう。

9．配信会場の環境を整える

当日は早めに会場入りし、余裕をもって配信環境を整えます。以下のチェック項目を参考に不備の有無を確認しましょう。

配信環境のチェックリスト

☐Wi－Fiの接続に問題はないか。
☐Zoom等のURLは間違っていないか・問題なくアクセスできるか。
☐カメラ映りに問題はないか。顔が暗すぎないか。
☐マイクなどの音響設備に問題はないか。

☐万一、動作不良が生じた場合に代理パソコンからの配信は可能か。

☐アンケートのURLに誤りはないか。

10．質疑応答による視聴者とのコミュニケーション

セミナー後には質疑応答の時間を設けると、視聴者のセミナー理解を深め、満足感を高めてもらいやすくなります。

中には即時に回答できない質問もあるため、その場合は個別にメールで回答するなど対処法を決めておきましょう。

セミナー後にやること

11．参加者へのお礼連絡

開催後は参加者のメールアドレス宛に、お礼の連絡を送りましょう。参加者からの心象を良くすると同時に、顧客との距離感を縮めるために重要な働きかけです。

12．参加者への個別アプローチ

セミナー参加者の熱量に応じて、個別のアプローチや顧客リストへの登録をおこないます。「すぐにでも無料相談を受けたい」という参加者には電話などで即時の連絡をする、「ほかのセミナーも聞いてみたい」という参加者には、次回以降のセミナーを案内するなど。

参加者の状態にあわせて、適切なアプローチをおこないましょう。

13．セミナー内容の振り返りとブラッシュアップ

回収したアンケート内容と当日の反省をもとに、セミナー内容を振り返りましょう。また今回、上手くいかなかった箇所については「どうすれば同じ失敗を繰り返さないか」を掘り下げ、次回までに対策を打ちましょう。

まとめ

今回は「オンラインセミナーのやり方」をテーマに、概要や手順・必要な道具などについて解説いたしました。オンラインセミナーを開催するイメージが、本記事を通して少しでも具体的になれば幸いです。

またオンラインセミナーの課題の1つである「集客」にお悩みの方には、以下の記事もおすすめです。

▼オンラインセミナーで集客できる5つのコツとは？