コラム

【議事録作成に重要な4つのコツ】意義ある会議にするためには?

2021.03.16

Web上でのやり取りが増え、Google ドキュメントを利用する人も増えています。
Google ドキュメントは

・社内や社外の方とも情報共有ができる
・リアルタイムに共同作業ができ、リモート環境でもその場で記載内容での合意形成が取れる
・Microsoft Wordと同様に使用ができるので、はじめやすい

など多くのメリットがあります。

今回は、メンバーの理解が深まる意義がある会議を行うために重要な議事録の作成方法をお伝えします。Google ドキュメントを使用して、会議の内容や討議の経過・決定事項などをしっかりと記録し、その会議に出席できなかった人にも必要な情報を正確に伝えられるようにしましょう。

Google ドキュメントを活用して意義ある会議を行うための議事録作成の4つのコツ】

【1】タイトルのテンプレートを活用する

左上にある「標準テキスト」を押すと、タイトルや見出しを設定できます。テンプレートを利用するだけで、文字サイズを統一する事ができます。それだけではなく、テンプレートを利用することで、左側に概要欄に記入した文字が自動的に記入されます。概要欄にある文字は、リンク化しており概要欄からリンク先まで飛ぶ事ができます。

議事録のテンプレートはさまざまな形式のものがありますが、毎回異なるフォーマットを使用すると内容の抜け漏れが発生してしまう恐れがあるうえ、読み手も読みにくいと感じるかもしれません。

そうなってしまわないように、誰が読んでも分かりやすく読みやすい議事録の作成に自信を持つCX Value Labのコンサルタントにお任せください。

【2】箇条書きを利用する

文章で全てを説明しようとすると分かりにくい文章となってしまいます。箇条書きでポイントをおさえつつ記載し、会議の内容を簡潔にまとめましょう。Google ドキュメントの箇条書き機能は、キーボードのタブボタンで、箇条そのものを移動できるのでオススメです。
会議の要点をしっかり箇条書きなどで明記し、見やすい議事録作成ができるようになるにはある程度練習が必要です。

【3】共同編集する(提案・コメント)する

Google ドキュメントでは、同じドキュメントを同時に開くと複数人での同時編集が可能になります。 変更箇所がリアルタイムで表示され、チャットをしながら編集することができます。 同時編集は、文書とプレゼンテーションで最大10人、スプレッドシートなら50人、閲覧のみであれば最大200人と同時に共有が可能でき、議事録の提案内容や修正内容をコメントで残すことができます。コメント残したい箇所を選択して、コメントするだだけです。

【4】共同編集の準備をする(共同編集者として招待する)

右上の青い「共有」ボタンから、自分が作成したドキュメントを共有できます。「リンクを知っている全員」を選択すると、自社のドメインのメールアドレスを持っていない方にも作成したドキュメントを共有できます。

以上、議事録作成に重要な4つのコツをご紹介いたしました。
Google ドキュメントを使いこなしてテレワーク促進・スタッフが働きやすい環境を整えましょう。

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議事録を上手にとるためには、何よりも経験を重ねてコツを掴むことが重要です。
複数の人が関わる仕事を進める上で会議の議事録作成は非常に重要な業務です。議事録をしっかりととり、情報をわかりやすく整理して見やすくまとめるスキルを身につけることで、情報共有や今後のタスクの再確認などがスムーズに進み、関係者の深い理解と当事者意識が認識できる、意義ある会議になるでしょう。

議事録作成において重要なことは、Google ドキュメントなどの優れたツールを使いこなし、常に目的や目標を持った議事録作成を行うことです。
単に作成するだけで終わらせない、メンバーの理解度が深まる議事録作成をしっかり行い、第三者視点でアドバイスがほしいという方はGoogle ドキュメントを活用したわかりやすい資料作成ができるCX Value Labにお任せください。

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