Googleドキュメントで議事録作成 – 意義ある会議にするために重要な4つのコツ

2021.03.16

Google ドキュメントを議事録としてオンラインで活用する企業やチームが増えています。

Google ドキュメントは

・社内や社外の方とも情報共有ができる
・リアルタイムに共同作業ができ、リモート環境でもその場で記載内容での合意形成が取れる
・Microsoft Wordと同様に使用ができるので、はじめやすい

など多くのメリットがあります。

今回は、Googleドキュメントを使用し、メンバーの理解が深まる意義がある会議を行うために重要な議事録の作成方法をお伝えします。Google ドキュメントの機能を活用して、会議の内容や討議の経過・決定事項などをしっかりと記録し、その会議に出席できなかった人にも必要な情報を正確に伝えられるようにしましょう。

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【2】Googleドキュメントの箇条書き機能を利用する

文章で全てを説明しようとすると分かりにくい文章となってしまいます。箇条書きでポイントをおさえつつ記載し、会議の内容を簡潔にまとめましょう。Google ドキュメントの箇条書き機能は、キーボードのタブボタンで、箇条そのものを移動できるのでオススメです。
会議の要点をしっかり箇条書きなどで明記し、見やすい議事録作成ができるようになるにはある程度練習が必要です。

【3】Googleドキュメントの共同編集機能を活用（提案・コメント）する

Google ドキュメントでは、同じドキュメントを同時に開くと複数人での同時編集が可能になります。 変更箇所がリアルタイムで表示され、チャットをしながら編集することができます。 同時編集は、文書とプレゼンテーションで最大10人、スプレッドシートなら50人、閲覧のみであれば最大200人と同時に共有が可能でき、議事録の提案内容や修正内容をコメントで残すことができます。コメント残したい箇所を選択して、コメントするだだけです。

【4】Googleドキュメントへ共同編集者として招待する

右上の青い「共有」ボタンから、自分が作成したドキュメントを共有できます。「リンクを知っている全員」を選択すると、自社のドメインのメールアドレスを持っていない方にも作成したドキュメントを共有できます。

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まとめ

以上、議事録作成に重要な4つのコツをご紹介いたしました。
Google ドキュメントを使いこなしてテレワーク促進・スタッフが働きやすい環境を整えましょう。

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Googleドキュメントで議事録を上手にとるためには、何よりも経験を重ねてコツを掴むことが重要です。
複数の人が関わる仕事を進める上で会議の議事録作成は非常に重要な業務です。議事録をしっかりととり、情報をわかりやすく整理して見やすくまとめるスキルを身につけることで、情報共有や今後のタスクの再確認などがスムーズに進み、関係者の深い理解と当事者意識が認識できる、意義ある会議になるでしょう。

議事録作成において重要なことは、Google ドキュメントなどの優れたツールを使いこなし、常に目的や目標を持った議事録作成を行うことです。
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